Organizar proyectos, responder emails, desarrollar el producto o servicio para salir al mercado… La lista de pendientes parece no acabar. Más de un emprendedor se sentirá identificado con esta descripción, es que uno de los mayores desafíos de iniciar un proyecto propio es lidiar con el multitasking y a la vez mantenerse enfocado en el objetivo. Afortunadamente, internet ofrece soluciones gratuitas o a muy bajo costo para ayudar al emprendedor a mejorar su productividad y la de su equipo.
La clave es la organización
Según Gabriel Baños, Emprendedor Endeavor y CEO de Flowics –una compañía dedicada a integrar mensajes de las redes sociales en otras plataformas– en la etapa inicial de todo proyecto, hay al menos dos tipos de actividades en las que el emprendedor tendrá que enfocarse: desarrollar el producto y conseguir los primeros usuarios o clientes, sean estos pagos o no.
Para el primer grupo de tareas, el experto recomienda herramientas para el seguimiento y gestión de proyectos como Trello. Se presenta en formato de tablero virtual, que es el resumen del proyecto, compuesto por tareas que pueden ser asignadas a una persona y establecer tiempos para el cumplimiento de cada una, entre otras funcionalidades. Es fácil de usar y económica, e incluso tiene una versión gratuita. ¿Desventajas?
A medida en que el proyecto y el equipo van creciendo, Trello puede resultar complejo de gestionar. Para la organización personal: OneNote. El bloc de notas digital es uno de los más utilizados: permite captar ideas, imágenes, audios y guardar artículos, desde cualquier dispositivo, y buscarlas por palabras clave o etiquetas. Si bien Evernote ha sido la pionera, la versión gratuita se limita al uso de dos dispositivos y no permite guardar contenido offline.
El cliente, la base de todo emprendimiento
A la hora de captar usuarios o clientes es clave contar con un CRM (Customer Relationship Management). Se trata de un software que recopila información sobre los clientes y contactos, y gestiona las interacciones de tu compañía con ellos. Entre el conjunto de servicios que ofrece Zoho, su CRM online es el más popular de la categoría: permite categorizar, interpretar y actuar en función de esa información almacenada, aumentando la productividad en ventas. Dentro de esta plataforma, se pueden hacer seguimientos comerciales, control de la fuerza de venta y campañas de e-mail marketing, entre otros. La versión gratuita permite hasta diez usuarios. Además, tiene integración con Google Apps, Outlook y Mailchimp.
Para Martín Noe, fundador de Yeswead, una plataforma de creatividad publicitaria, las versiones free de las herramientas permiten evaluar su uso práctico. “En nuestro caso nos pasó con Zoho, que no alcanzamos a hacer la integración de forma completa y en un estado de desarrollo (sin salir a producción) ya teníamos que pasar a la versión paga”, cuenta Noe.
Si de clientes se trata, no se puede dejar de mencionar a Malchimp, que es uno de los gestores de e-mail marketing más utilizadas por los emprendedores que recién están comenzando: ofrece servicios de correo electrónico en HTML o TEXTO. La versión gratuita permite hacer envíos a 2000 usuarios.
Bonus track: G suite
La completa gama de aplicaciones de Google para emprendedores permite:
- Comunicarse con todos los públicos de la compañía, a través de Gmail o correo personalizado de la empresa, Hangouts (videoconferencias de fácil acceso), entre otras.
- Crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones colaborativas.
- Obtener almacenamiento en la nube a través de Google Drive, con un espacio de 15GB disponible para todos los servicios de Google: por USD 1.99 por mes, se puede acceder a 100GB, y puede ser útil para diferentes fines.
Maximiliano Lifavi, fundador de Tioso Hogar, una empresa que se dedica a la venta de artículos para la construcción, revestimiento y decoración del hogar, utiliza Drive para enviar comunicaciones a los miembros de la empresa. “Por lo general, la utilizamos cuando sabemos que esa información puede ser fluctuante, como por ejemplo para información de productos nuevos, ya que esta herramienta nos permite realizar actualizaciones sobre el mismo archivo que utiliza el empleado a diario, evitando que se acopien mails y se trabaje sobre información errónea o desactualizada”.