Tiempo atrás, se estableció que los empleadores que confeccionen el Libro Especial dispuesto por el artículo 52 de la Ley de Contrato de Trabajo mediante el registro en hojas móviles deberán emitir las mismas vía Internet utilizando el sistema informático "Libro de Sueldos Digital" (LSD), creado por la AFIP.
Cabe advertir que, según nuestro entendimiento, este cambio también aplicará a grandes empleadores que utilizan la modalidad de “microfichas”, como variante de las hojas móviles.
Recientemente, el Fisco ha modificado su página web y puesto a disposición información y herramientas de asistencia para la implementación de este nuevo sistema.
Nuestra experiencia profesional indica que el proceso de implementación de este tipo de cambios se torna complejo en el entorno empresario actual, y requiere una preparación previa por parte de los empleadores, de forma tal de evitar afectar la operación de la empresa y cometer errores que deriven en incumplimientos graves u otros contratiempos.
Es por ello que proponemos revisar las principales características de esta novedosa herramienta y poner foco en algunas tareas mínimas que, en nuestra opinión, deberían realizarse con antelación a la implementación del LSD.
¿Qué es el LSD?
Es una nueva herramienta informática que permite a los empleadores cumplir distintas obligaciones en un único trámite, lo cual involucra generar el Libro de Sueldos y la Declaración Jurada mensual de aportes y contribuciones (F931).
¿Cuáles son las novedades que trae este servicio de la AFIP?
Antes, los contribuyentes debían cumplir mensualmente con al menos las siguientes obligaciones por separado: liquidar los sueldos de sus trabajadores, confeccionar el Libro de Sueldos y generar el F931 para presentar ante la AFIP.
Para ello, se debían cargar los mismos datos de cada empleado, en plataformas o sistemas diferentes.
Ahora, el LSD sólo requerirá del contribuyente un único ingreso de datos, al llevar a cabo la liquidación mensual de sueldos. Es decir, que cumplida la tarea de parametrizar sus conceptos de pago con los del sistema universal de la AFIP -por única vez o ante cada incorporación de un nuevo concepto salarial-, el empleador migrará dicha información a los sistemas de la AFIP.
¿Quiénes son los empleadores alcanzados?
La Administración ha decidido incorporar paulatinamente empleadores por ramas de actividad y/o jurisdicciones. En tal sentido, los obligados serán notificados en particular. Asimismo, la AFIP podría dictar una resolución general a los efectos de incluir a empleadores en forma masiva.
Recomendaciones previas a la implementación del LSD en la empresa
Tal como hemos mencionado, el sistema de LSD se nutre y valida datos provenientes de otros sistemas de la AFIP (Sistema Registral, Simplificación Registral, Declaración en Línea), lo cual requiere a los empleadores asegurar la consistencia de la información allí cargada y, asimismo, su correspondencia con los datos obrantes en sus propios registros (maestro de empleados, sistemas de reporte internos, etc.).
Es por ello que sugerimos implementar medidas anticipatorias mínimas que permitan al empleador estar preparado para ingresar al sistema de LSD sin inconvenientes, máxime considerando que el Fisco suele otorgar un plazo de pocos meses para adoptar las nuevas herramientas.
Los controles básicos que entendemos necesario implementar en forma anticipada involucran, por ejemplo, las siguientes tareas:
- Realizar cruces de altas activas entre el servicio web de AFIP Simplificación Registral y el “maestro de empleados” y demás bases de datos de la empresa, a los fines de detectar altas y/o bajas no registradas oportunamente.
- Revisar los datos declarados ante la AFIP a través del servicio Simplificación Registral (fecha de inicio de la relación laboral, domicilio, convenio, categoría, etc.)
- Efectuar un análisis integral de los conceptos salariales, indemnizatorios y descuento que liquida mensualmente el empleador, a los efectos su exposición y “linkeo” posterior con los conceptos estándar mediante los cuales opera el LSD.
Desde nuestra perspectiva profesional, vemos al LSD como un importante paso hacia la digitalización y simplificación de los procesos registrales en materia de laboral, no obstante el esfuerzo que prevemos podría demandar a los empleadores su implementación.