El éxito de tu negocio podría depender en tener más reuniones. Me imagino que no esperabas escuchar esta recomendación ya que, en la mayoría de los casos, las juntas que se realizan en una empresa resultan poco productivas y en ellas se genera información que bien podría compartirse en un email.
Entonces, ¿por qué quiero que tengas 25 reuniones al año? Las juntas que propongo se relacionan directamente con tus metas anuales. Aquí te explico cómo hacerlas:
Una reunión de panorama general
Una vez al año, tu equipo directivo debe reunirse para establecer las metas a alcanzar en los próximos 12 meses. Si no tienes un “equipo directivo” formal, créalo incluyendo a aquellas personas que realizan funciones clave en tu negocio, desde marketing hasta producción. Idealmente, este grupo no debe exceder a las siete personas.
Los objetivos que se establezcan en esta reunión deben involucrar metas financieras, como ingresos y ganancias netas que deseas conseguir. También debe hablarse de metas del negocio como atraer nuevos clientes, desarrollar nuevos productos y reclutar nuevos empleados. Si no defines estas metas, será difícil que alcances y midas tu éxito.
Llevar a cabo esta reunión puede ser más fácil de lo que imaginas. Empieza haciendo esta pregunta: ¿Cómo queremos que la empresa se vea en un año? Usa esta pregunta para ganar consenso en tus metas financieras y de branding. Después, invita a cada asistente a proponer ideas sobre las estrategias para alcanzarlas.
Reuniones mensuales de metas
La clave para conseguir los objetivos anuales es dividirlos en metas mensuales más pequeñas que puedas alcanzar con éxito.
Reúnete con tu equipo al inicio de cada mes. Inicia la junta con un breve resumen (de no más de 15 minutos) sobre lo que ocurrió el mes anterior. ¿Cuáles fueron los resultados mensuales de la empresa? ¿Alcanzaste las metas, te faltó o las superaste? Si no las lograste, ¿qué se necesita hacer diferente este mes?
Al discutir los resultados del mes anterior, haz que cada empleado clave comparta en cinco minutos un reporte de las metas que se establecieron para ese mes. ¿Cuáles se alcanzaron y cuáles no? ¿Por qué?
Cierra la junta estableciendo las nuevas metas para ese mes. Tómate 15 minutos para discutir cómo las pueden alcanzar de una forma realista. Al final, dale a cada miembro cerca de un minuto para fijar al menos una meta que quiera conseguir personalmente.
Si te mantienes con este horario, asumiendo que hay siete empleados en la reunión, ésta debería durar aproximadamente una hora y 15 minutos.
Pídele a alguien que tome notas y después las comparta con el equipo. Al finalizar la junta, cada miembro debería poder identificar de cinco a siete metas específicas que debe alcanzar ese mes. Haz que publiquen sus metas en una herramienta de colaboración online, como Google Docs, donde todos puedan verlas.
Evaluación a mediados de mes
La siguiente reunión que debes agendar es la de mitad de mes. En esta junta, cada empleado debe hablar del progreso que ha logrado en sus cinco a siete metas. Es importante que si alguna meta parece que no se alcanzará, juntos ideen una nueva estrategia.
También discute el panorama general de la empresa y si está en camino de alcanzar las metas. Si no es así, haz una lluvia de ideas para regresar al camino correcto. Esta reunión debe durar como máximo una hora.
Muchos dueños de negocios esperan al final del mes para determinar si los resultados fueron o no positivos. Por eso, esta junta a mitad de mes te permitirá tener un panorama a tiempo para saber si tu empresa lo está haciendo bien o si se necesita corregir su curso.
La mayoría de los empleados odia tener juntas porque piensan que son irrelevantes o aburridas. Por el contrario, las personas suelen disfrutar este tipo de reuniones porque tienen una voz y pueden modelar la estrategia y metas de la empresa. Como resultado, mejorará su moral y desempeño.
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